Software di fatturazione elettronica e gestione aziendale: un alleato per l’impresa

La fattura è un documento con cui tutte le aziende devono avere a che fare. Da qualche anno, questa si sta spostando totalmente verso il digitale, con le ultime novità che risalgono al 1° gennaio 2024 e l’introduzione dell’obbligo del formato elettronico anche per i forfettari.

Ad oggi quindi praticamente chiunque deve sapere scrivere e inviare una fattura elettronica, ma è qualcosa di complesso e che deve seguire procedure molto rigide. Un buon software di fatturazione elettronica rappresenta la soluzione a molti problemi.

Si tratta di un programma che permette di semplificare notevolmente l’emissione e la ricezione di questi documenti, consentendo in definitiva di ottimizzare l’intero ciclo di gestione documentale, risparmiando tempo e riducendo i costi.

Molte aziende, soprattutto quelle di piccole e medie dimensioni, si trovano ora di fronte a una scelta, ovvero quella relativa al miglior programma da adottare per il proprio settore. Talvolta, è necessario cambiare software di fatturazione elettronica fino a riuscire a trovare quello più adatto a sé.

In questo articolo forniremo delle indicazioni preziose sulla spinosa faccenda della fattura elettronica e su come il software giusto possa decisamente fare la differenza, così da aiutare un po’ il lettore a navigare meglio tra le varie alternative.

Fatturazione elettronica Vs. la cartacea: i vantaggi

Quando la fatturazione elettronica è stata introdotta la prima volta, le critiche in merito sono state numerose a causa della poca comprensione di questo strumento e soprattutto per via dell’assenza di programmi a disposizione che potessero facilitare il compito.

In realtà, agire digitalmente in questo ambito porta diversi vantaggi in più rispetto alla tradizionale procedura per la realizzazione di una fattura cartacea. Uno dei principali è proprio l’eliminazione del supporto fisico: non è più necessario compilare fatture a mano e conservarle in modo disordinato su scaffali polverosi.

L’invio tramite SdI e non più per email o, addirittura, consegnata a mano, permette di registrare e consegnare subito la fattura, così da velocizzare tutti i processi relativi alla burocrazia, documentazione e i pagamenti.

Gli errori di compilazione vengono sensibilmente ridotti, perché spesso viene fornita una procedura guidata e l’inserimento dei dati è automatica. I campi obbligatori sono standardizzati, il che semplifica l’intero procedimento e garantisce maggiore accuratezza.

Un altro aspetto vantaggioso è poi la possibilità di tracciare in tempo reale le entrate e le uscite aziendali, monitorando l’andamento finanziario con maggiore facilità rispetto alle fatture cartacee.

Infine, l’archiviazione è notevolmente semplificata perché le fatture elettroniche vengono salvate in modo ordinato su piattaforme digitali, che le tengono in memoria per il tempo definito dalla normativa, consentendo un accesso rapido e sicuro ai documenti.

Software per la fatturazione elettronica: perché è utile

Usare un software per operare in questo senso è un grosso beneficio perché offre un’unica piattaforma per creare, gestire, inviare e conservare le proprie fatture, snellendo notevolmente tutto il procedimento.

In particolare, il programma permette di digitalizzare completamente il processo, eliminando i costi e i tempi legati all’uso della carta e riducendo il rischio di errori di compilazione, tutti i vantaggi che l’uso della fattura elettronica porta con sé.

In più però offre la possibilità che la fattura venga generata automaticamente in formato XML, l’unico accettato dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, e inviata in modo sicuro.

Le fatture elettroniche hanno comunque bisogno di essere firmate e il software stesso si dedica a questo, con l’apposizione della firma digitale, così da garantire l’integrità e la validità legale del documento.

Questo genere di programmi hanno diverse integrazioni, permettendo loro di creare un’unica comunicazione con altri software contabili dell’azienda, tra cui quelli gestionali. Pagamenti, compilazione dei documenti, archiviazione e monitoraggio delle attività, tutto questo ne giova molto.

Infine, è garantita l’archiviazione per 10 anni, termine stabilito dalla normativa, così da eliminare la necessità di spazi fisici. Un software aggiornato e performante è dunque uno strumento indispensabile per ottimizzare la gestione delle fatture in modo semplice e sicuro.

Come scegliere il miglior software per la fatturazione elettronica

Esistono molti tipi di software per la fattura elettronica: come scegliere il più indicato per i propri bisogni? Prima di tutto, il professionista che ne vuole usufruire deve fare un’analisi delle funzionalità essenziali che il programma mette a disposizione, che devono coincidere con le proprie necessità.

Una buona scelta è quella che si rivela in grado di coprire l’intero ciclo di vita della fattura, tra cui la creazione, l’invio e la conservazione digitale, semplificando al contempo la ricezione e il controllo dei documenti forniti dai fornitori.

Tra le caratteristiche più importanti da considerare ci sono poi le funzionalità di gestione delle entrate e delle uscite, la possibilità di generare preventivi, ordini e altri documenti aziendali, oltre alla compatibilità con le normative vigenti.

Un software ben strutturato può ridurre drasticamente il tempo dedicato alle attività amministrative, offrendo integrazioni con altri strumenti aziendali, come la gestione dei pagamenti e la rubrica clienti/fornitori.

Infine, non è da sottovalutare l’importanza dell’interfaccia. Questa è bene che sia intuitiva e accessibile, anche per chi non ha competenze tecniche avanzate, così da permettere a tutti i collaboratori di interfacciarsi facilmente con il programma.